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酒店開業(yè)慶典開業(yè)規(guī)模一般不會很小，要想舉辦一場大型活動，前期的籌備工作是非常復(fù)雜繁瑣的，如果在活動策劃中分工混亂很容易導(dǎo)致在活動執(zhí)行過程中的人員調(diào)配、流程執(zhí)行等環(huán)節(jié)出現(xiàn)混亂，會影響到整個活動質(zhì)量。那酒店需要舉辦一場開業(yè)慶典活動，又需要準(zhǔn)備什么呢?

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酒店開業(yè)前的準(zhǔn)備工作，主要是建立部門運營系統(tǒng)，并為開業(yè)及開業(yè)后的運營在人、財、物等各方面做好充分的準(zhǔn)備，具體包括:

（一) 確定酒店各部門的管轄區(qū)域及責(zé)任范圍

每個部門的經(jīng)理首先要熟悉酒店的布局，最好是當(dāng)場看。然后，根據(jù)實際情況，確定管轄區(qū)域和酒店各部門的主要職責(zé)，并以書面形式向總經(jīng)理提出具體的建議和意見。酒店的高層管理人員會召集有關(guān)部門進行討論并作出決定。在區(qū)域分工和責(zé)任分工中，各部門的管理要從大局出發(fā)，有良好的服務(wù)意識。根據(jù)專業(yè)分工的要求，酒店的清潔工作是最好的管理。這有利于標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一、效率的提高、設(shè)備投入的減少、設(shè)備的維護保養(yǎng)和人員的管理。責(zé)任分工應(yīng)該明確，最好以書表面的形式呈現(xiàn)。

（二）設(shè)計酒店各部門組織機構(gòu)要科學(xué)

科學(xué)合理的設(shè)計組織機構(gòu)，酒店各部門經(jīng)理要綜合考慮各種相關(guān)因素，如:飯店的規(guī)模、檔次、建筑布局、設(shè)施設(shè)備、市場定位、經(jīng)營方針和管理目標(biāo)等。

（三）制定物品采購清單

飯店開業(yè)前事務(wù)繁多，經(jīng)營物品的采購是一項非常耗費精力的工作，僅靠采購部去完成此項任務(wù)難度很大，各經(jīng)營部門應(yīng)協(xié)助其共同完成。無論是采購部還是酒店各部門，在制定酒店各部門采購清單時，都應(yīng)考慮到以下一些問題:

1、本酒店的建筑特點。

采購的物品種類和數(shù)量與建筑的特點有著密切的關(guān)系。例如，客房樓層通常需配置工作車，但對于某些別墅式建筑的客房樓層，工作車就無法發(fā)揮作用;再者，某些清潔設(shè)備的配置數(shù)量，與樓層的客房數(shù)量直接相關(guān)，對于每層樓有18-20間左右客房的飯店，客房部經(jīng)理就需決定每層樓的主要清潔設(shè)備是一套還是兩套。此外，客房部某些設(shè)備用品的配置，還與客房部的勞動組織及相關(guān)業(yè)務(wù)量有關(guān)。

2、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

國家旅游局發(fā)布了“星級飯店客房用品質(zhì)量與配備要求"的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，它是客房部經(jīng)理們制定采購清單的主要依據(jù)。

3、本飯店的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)及目標(biāo)市場定位。

酒店管理人員應(yīng)從本酒店的實際出發(fā)，根據(jù)設(shè)計的星級標(biāo)準(zhǔn)，參照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制作清單，同時還應(yīng)根據(jù)本酒店的目標(biāo)市場定位情況，考慮目標(biāo)客源市場對客房用品的需求，對就餐環(huán)境的偏愛，以及在消費時的一些行為習(xí)慣。

4.行業(yè)發(fā)展趨勢。

酒店管理人員應(yīng)密切關(guān)注本行業(yè)的發(fā)展趨勢，在物品配備方面應(yīng)有一定的超前意識，不能過于傳統(tǒng)和保守。例如，飯店根據(jù)客人的需要在客房內(nèi)適當(dāng)減少不必要的客用物品就是一種有益的嘗試。餐飲部減少象金色，大紅色的餐具與布置，增加一些雅的安排等等。

5、其它情況。

在制定物資采購清單時，有關(guān)部門和人員還應(yīng)考慮其它相關(guān)因素，如:出租率、飯店的資金狀況等。采購清單的設(shè)計必須規(guī)范，通常應(yīng)包括下列欄目:部門、編號、物品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、參考供貨單位、備注等。此外，部門在制定采購清單的同時，就需確定有關(guān)物品的配備標(biāo)準(zhǔn)。

(四)協(xié)助采購

酒店各部門經(jīng)理雖然不直接承擔(dān)采購任務(wù)，但這項工作對各部的開業(yè)及開業(yè)后的運營工作影響較大，因此，酒店各部門經(jīng)理應(yīng)密切關(guān)注并適當(dāng)參與采購工作。這不僅可以減輕采購部經(jīng)理的負(fù)擔(dān)，而且還能在很大程度上確保所購物品符合要求。酒店各部門經(jīng)理要定期對照采購清單，檢查各項物品的到位情況，而且檢查的頻率，應(yīng)隨著開業(yè)的臨近而逐漸增高。

(五)參與或負(fù)責(zé)制服的設(shè)計與制作

酒店各部門參與制服的設(shè)計與制作，是飯店行業(yè)的慣例，同時，特別指出因為客房部負(fù)責(zé)制服的洗滌、保管和補充，客房部管理人員在制服的款式和面料的選擇方面，往往有其獨到的鑒賞能力。

(六)編寫酒店名部工作手冊

工作手冊，是部門的工作作指南,也是部門員工培訓(xùn)和考核的依據(jù)。一般來說，工作手冊應(yīng)包括崗位職責(zé)工作程序規(guī)章制度及運轉(zhuǎn)表格等部分。

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